Unternehmen
Die EBV-Leasing Gesellschaft m.b.H. & Co.KG ist eine Tochtergesellschaft der Erste Bank der österreichischen Sparkassen und von UNIQA und fungiert als Finanzierungs- und Produktionsunternehmen der s Autoleasing GmbH und UNIQA Leasing GmbH. Die EBV-Leasing ist die größte markenunabhängige Leasinggesellschaft Österreichs, mit einem Kundenvolumen von über 30.000 zufriedenen Kunden und insgesamt 125 Mitarbeitern.
Ausgangssituation
Die IT-Unterstützung der innovativen und dynamischen Fachbereiche innerhalb der EBV-Leasing stellt hohe Anforderungen an die Flexibilität und Agilität der IT. Vor diesem Hintergrund wurde seitens der Geschäftsleitung die IT einer kritischen Würdigung in Form eines IT-Assessments durch ein externes Audit unterzogen. Zielsetzung war, die eigene Leistungsfähigkeit der IT mit den Best Practice Referenzmodellen von CoBIT und ITIL zu messen, den Reifegrad zu ermitteln und Verbesserungspotentiale aufzuzeigen.
Die Prozesse für die Projektabwicklung und für den IT-Betrieb waren innerhalb der Organisation auf informeller Basis vorhanden. Zur Sicherstellung eines effizienten IT-Betriebes und Projektabwicklung wurde ein einheitliches, von allen IT-Mitarbeitern gelebtes, Prozessmodell mit klaren Inputs, Outputs und Qualitäts- sowie Leistungskriterien gefordert.
Projektziele
Mit dem IT-Assessment und der Erstellung des IT-Handbuches wurden folgende Ziele verfolgt:
a. Beurteilung der IT-Leistungsfähigkeit: Mit einem IT-Assessment sollte mehr Klarheit und faktenorientierte Grundlagen für die Beantwortung der Frage des Fachbereiches und des Managements: „Wie Leistungsfähig ist unsere IT im Vergleich zu Best Practice?“ und „Wo gibt es Verbesserungspoteintiale in der IT“ geschaffen werden.
b. Schaffung eines verbindlichen IT-Handlungsrahmen: Mit der Definition und Abstimmung eines IT-Handbuches soll mehr Transparenz und Verbindlichkeit hinsichtlich IT-Leistungen und deren Qualitätskriterien, IT-Prozesse und IT-Rollen im gesamten Unternehmen verankert werden. Die Entscheidung, ein IT-Handbuch zu erstellen, verfolgt folgende Teilziele: Spezifikation der IT-Services und deren Leistungsversprechen (Service Levels) an den Fachbereich,
schlüssiges Ableiten der hierzu erforderlichen IT-Prozesse unter Berücksichtigung von Best Practice Modellen, ermitteln der notwendigen IT-Ressourcen zu Sicherstellung der geforderten IT-Leistungen unter Berücksichtigung der SLAs sowie die gezielte Weiterentwicklung der involvierten Mitarbeiter.Einbringen zusätzlicher Leistungskapazität in das Unternehmen.
Beratungsleistungen und Vorgehen
a. IT-Quick-Assessment durchführen. Gemeinsam mit dem IT-Management wurde eine Bestandsaufnahme anhand einer umfassenden CoBIT-Checkliste durchgeführt. Dabei wurden die Hauptergebnisse der IT-Prozess und IT-Ressourcen ermittelt und den Best Practice Erfahrungen gegenübergestellt. Das Stärken-Schwächen-Profil hat dabei das Audit-Team bei der Identifikation von Verbesserungspotentialen unterstützt. Weiters wurde ein Aktionsplan zur Verbesserung der internen Kommunikation und zur Steigerung der IT-Leistungsfähigkeit verabschiedet.
b. IT-Handbuch erstellen. Im Zuge der Projektarbeit wurden die Hauptergebnisse des Prozess IT-Governance erarbeitet und in Form eines IT-Handbuches dokumentiert. Zu den Ergebnissen zählt u.a. auch die Strukturierung des Applikationslandschaft.
c. Projektbegleitung durch Active Coaching. Die Beratungsleistung wurde in Form Active Coachings erbracht.
Ergebnisse
1. IT-Assessment-Bericht: Die IT wurden im Zuge eines IT-Audits eine Quick-Assessment unterzogen. Dabei wurden die div. IT-Ergebnisse sowie die IT-Prozesse und IT-Ressourcen anhand des international anerkannten CoBIT-Referenzmodells einer kritischen Würdigung unterzogen und der Reifegrad der IT ermittelt. Weiters wurden Lücken aufgezeigt und potentielle Verbesserungspotentiale diskutiert.
2. Best-Practice-Referenzsammlung: Erstellung einer umfassenden Best Practice-Sammlung von diversen Ansätzen zum Thema IT-Management. Bereitstellen dieser Unterlagen in Form eines IT-Portals.
3. IT-Handbuch: Definition und Abstimmung eines unternehmensspezifischen Orientierungsrahmens für die interne IT. Hierzu zählen ein Mission-Statement, die strategischen IT-Ziele in Form einer BSC, die Spezifikation der IT-Leistungen in Form von IT-Services, welche sich aus Sachleistungen (IT-Systemen) und IT-Dienstleistungen zusammensetzen. Weiters wurden die Aufgaben in der IT sowie die Rollen beschrieben. Durch das AO-Handbuch könnte eine deutliche Standardisierung und eine einheitliche Nomenklatur verabschiedet werden.
4. Grobspezifikation von IT-Registern: Bei Architekturmanagement wird häufig eine Analogie zur Städteplanung gezogen. Dort finden diverser Register zur Beschreibung von Objekten (Häuser, Leistungen, Straßen, etc.) breite Anwendung. Solche Register (IT-Services, IT-Systeme, SW, HW) finden auch Anwendung im IT-Architekturmanagement. Zu diesem Zwecke wurde eine Grobspezifikation von div. IT-Registern erstellt.
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